Notre approche · temps 2 sur 3
Réparer le flux, puis y placer les agents d’IA
À débit égal, le délai se règle sur le travail en cours, pas sur la vitesse des personnes. Nous remettons le flux en ordre avec vos équipes ; ensuite seulement, nous construisons des agents d’IA, là où ils changent le délai au bout du flux.
La même équipe, le même débit au départ, un délai divisé par trois
Exemple : une équipe sort quatorze dossiers par jour ouvré. Avec 870 dossiers ouverts, un dossier met en moyenne 62 jours ouvrés ; avec 280, 20 jours, une fois la file d’entrée vidée. Personne n’a travaillé plus vite : on ne lance un dossier que quand une place se libère, et le temps que l’équipe ne perd plus à reprendre ses dossiers vide la file d’entrée.
Avant
870 dossiers ouverts ÷ 14 sortis par jour
62 jours de délai
Après
280 dossiers ouverts ÷ 14 sortis par jour
20 jours de délai
Personne n’a travaillé plus vite.
Dans cet ordre
1
D’abord, le flux
Moins de travail lancé à la fois : chaque dossier sort plus tôt, avec la même équipe.
- Tout l’en-cours compté, une seule porte d’entrée, un ordre décidé une fois.
- Une étape ne prend un nouveau dossier que quand une place se libère.
- L’étape critique soulagée, et plus aucun défaut transmis à l’étape suivante.
2
Ensuite, les agents d’IA
L’agent propose, une personne nommée décide.
- Un premier usage vérifiable, avec son seuil d’utilité écrit avant la démonstration.
- Des critères de doute écrits : l’agent passe la main avec sa raison.
- Chaque agent jugé au bout du flux, contre la situation de départ ; votre direction dit où ira le temps libéré.
Ce que vous recevez
- Le flux tiré en place : une porte d’entrée, des limites écrites, l’en-cours affiché à chaque comité.
- Le délai avant et après, calculé sur vos propres relevés.
- Les agents en service, chacun avec son circuit, ses critères d’arrêt, ses paliers et son propriétaire.
- Chaque gain mesuré au bout du flux, contre la situation de départ.
Voyez-le sur vos cas
Une heure pour comprendre vos engagements et vous montrer, avec nos outils réels, ce que ce temps change chez vous.
Le détail, pour vos équipesLes règles que nous suivons, chacune avec la fiche de l’outil qui la porte, et ce que nous ne faisons pas.
Le délai se règle sur l’en-cours
Limiter le travail en cours
Le délai moyen est l’en-cours divisé par le débit. On agit sur le terme qu’on maîtrise.
Fiche O-16
Un flux tiré
Un stock visible, une règle pour y puiser, un déclencheur : rien n’entre sans une sortie.
Fiche P-04
Un seul point de lancement
Un planning central et un tri par équipe en même temps, ce sont deux ordres qui se contredisent.
Fiche P-13
Une réserve de capacité
Une équipe chargée à cent pour cent ne tient pas ses délais dès que les arrivées varient : pour une personne seule, quand arrivées et durées varient au hasard, passer de 80 à 95 % d’occupation multiplie l’attente presque par cinq.
Fiche P-01
Une entrée lissée
Chaque jour la même quantité, dans le même ordre de types, plutôt que des vagues.
Fiche O-03
La cause, pas le symptôme
L’étape critique d’abord
Un gain obtenu ailleurs ne fait pas sortir un dossier de plus : en amont, il finit en file devant elle.
Fiche O-64
Ne pas transmettre un défaut
Un dossier faux s’arrête à son étape ; il est corrigé ou rendu à celle qui l’a produit, prévenue le jour même.
Fiche P-22
Un détrompeur plutôt qu’un rappel
Bloquer ce qui coûte cher et se vérifie sans doute, avertir pour le reste.
Fiche O-65
Une cause qu’on peut changer
Un problème par page, plusieurs réponses à chaque « pourquoi », jusqu’à une cause sur laquelle on a prise.
Fiche O-10
Supprimer la cause, pas couper le coût
Un coût coupé revient par la file : le délai monte, et la facture avec lui.
Fiche P-23
Changer par essais
Chaque changement est une hypothèse
Le résultat attendu écrit avant, un essai petit et réversible, une date de vérification.
Fiche P-06
Le standard des étapes critiques
Les trois ou quatre étapes qui décident du résultat, écrites par ceux qui les tiennent, datées.
Fiche O-17
De petits lots
Une erreur coûte tout ce qu’on a construit par-dessus avant de la voir.
Fiche P-10
Une cellule par type de dossier
Quand un dossier traverse trop de mains, une cellule prend en charge ce type de dossier de bout en bout.
Fiche O-68
Les agents d’IA
Le gain est dans le flux, pas dans la tâche
Une tâche cinq fois plus rapide vide sa file ; si une étape plus loin est saturée, la file se reforme devant elle. Un agent se juge au délai de bout en bout.
Fiche P-20
Le circuit reste fixe, l’IA rédige
L’agent propose ; les contrôles et les décisions restent dans le circuit, à leur place.
Fiche P-17
L’IA s’arrête au doute
Sur un critère écrit, elle passe la main à une personne nommée, avec sa raison.
Fiche P-19
Une autonomie par paliers
Un seuil chiffré pour monter, un autre pour redescendre, signés avant. Le recul s’applique le jour même.
Fiche O-85
Là où une décision change
Un agent rapporte quand il change une décision ou supprime une attente, par exemple en décidant dès la déclaration d’envoyer l’expert. Ce que toutes les entreprises font de la même façon s’achète : nous ne construisons que ce qui vous distingue.
Fiche O-89
Pas sur un flux fait d’exceptions
Quand les exceptions dominent, on simplifie d’abord la règle et on réduit leur part.
Fiche O-25
Pourquoi le flux d’abord
Accélérer avec l’IA une tâche qui ne freine pas le flux ne raccourcit presque pas le délai : le dossier attend simplement plus loin. Une tâche accélérée vide sa file, qui se reforme souvent devant l’étape la plus chargée, la relecture par exemple ; un agent qui répond plus vite aux relances ne les supprime pas. Une fois le flux réparé, l’attente qui reste montre où un agent changera le délai.
Fiche C-11
Ce que nous ne faisons pas
- Commencer par l’outil.
- Poser des limites que chaque exception contourne.
- Améliorer partout à la fois.
- Mettre un agent en service sans critères d’arrêt écrits avant.
- Tester seulement chez les volontaires.
- Couper des postes avant d’avoir supprimé la cause.
Chaque fiche se trouve dans le playbook Flowlysis, une partie de nos outils en accès libre, avec sa vidéo.
Les trois temps de l’approche