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Flowlysis Academy

White Belt Lean Management (Lean Office)

Cette formation est destinée à tout collaborateur souhaitant découvrir les bases du Lean Management et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue en environnement de services (Lean Office).

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Elle permet de :

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  • Comprendre la philosophie et les principes fondamentaux du Lean.

  • Identifier les différents gaspillages (Muda) et le 8ᵉ gaspillage (sous-emploi des talents).

  • Explorer les outils Lean (5S, QQOQC, Ishikawa, 5 Pourquoi, etc.) adaptés à un contexte de bureaux ou de services.

  • Appliquer ces concepts et outils sur un cas pratique pour améliorer l’efficacité et la fluidité des processus administratifs.

 

Les apprenants acquerront les connaissances et savoir-faire nécessaires pour :

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  • Repérer rapidement les points de non-valeur ajoutée dans un flux de travail.

  • Mettre en place un environnement de travail plus structuré et mieux organisé (physique et numérique).

  • Résoudre efficacement les problèmes grâce à des méthodes de résolution structurée (QQOQC, Ishikawa, 5 Pourquoi).

  • Générer une dynamique collective et mobiliser les équipes autour d’actions concrètes d’amélioration.

Objectifs de la formation

1. À la fin de la formation, vous aurez acquis les compétences suivantes :

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  • Comprendre les principes fondamentaux du Lean Management et leur application en environnement de services.

  • Identifier, analyser et classer les différents gaspillages (Muda), y compris le sous-emploi des talents.

  • Distinguer la valeur ajoutée (VA) de la non-valeur ajoutée (NVA) dans les processus administratifs.

  • Maîtriser des outils Lean essentiels (5S, QQOQC, Ishikawa, 5 Pourquoi) pour diagnostiquer et résoudre rapidement les problèmes.

  • Établir un plan d’action concret pour améliorer l’efficacité et la fluidité des processus de bureau.

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2. Les compétences professionnelles visées à l’issue de la formation sont :

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  • Savoir organiser et optimiser l’espace de travail (physique et numérique) afin de réduire le temps perdu et les erreurs.

  • Être capable de mobiliser les équipes et d’animer des ateliers d’amélioration continue autour des problématiques de service.

  • Développer une culture de résolution de problèmes structurée, en utilisant des méthodologies adaptées (QQOQC, Ishikawa, 5 Pourquoi).

  • Concevoir et instaurer des rituels d’amélioration (tels que des audits 5S ou des réunions d’analyse de flux) pour assurer la pérennité des bonnes pratiques.

  • Contribuer à l’augmentation de la satisfaction client (interne ou externe) grâce à une réduction des délais et une meilleure qualité de service.

Nombre de participants

6 à 10 participants par session

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​Durée de la formation

1 journée

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Localisation

En groupe sur votre site ou dans nos bureaux

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Dates

A déterminer en fonction de vos disponibilités

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Langues

Français ou anglais

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Formateur

Expert en management lean dans le contexte des sociétés de service

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Prix

Nous consulter

Contenu de la formation

​Module 1

Introduction au Lean Management

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  • Origines du Lean : de l’industrie automobile (Toyota) à la prestation de services.

  • Les 5 principes du Lean (définir la valeur, identifier la chaîne de valeur, flow, pull, perfection).

  • Pourquoi adopter une approche Lean dans les services ? (gains en efficacité, réduction des délais, satisfaction client interne et externe).

  • Présentation du concept Lean Office et ses particularités.

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Activité :

  • Discussion interactive : Quels problèmes ou inefficiences rencontrez-vous dans votre contexte de bureau ou de service (multiplication des e-mails, validations trop nombreuses, ressaisies de données…) ?

Module 2

Les gaspillages (Muda) et le 8ᵉ gaspillage​

 

  • Explication des 7 gaspillages classiques (surproduction, attente, transport, sur-stock, mouvements inutiles, surprocessing, défauts).

  • Focus sur le 8ᵉ gaspillage : le sous-emploi des talents (ou la non-utilisation du potentiel humain).

  • Exemples spécifiques au Lean Office :

  • Gaspillage de temps (attente de validations, recherche d’infos dispersées).

  • Erreurs ou données manquantes, entraînant des retours en arrière.

  • Surplus de réunions, e-mails, copies de documents.

  • Sous-emploi des talents (compétences inexploitées).

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Activité :

  • Jeu interactif : Identifier un ou plusieurs gaspillages dans différents scénarios de bureau (ex. traitement de factures, validation d’une commande interne, onboarding RH, etc.).

Module 3

Valeur ajoutée (VA) et Non-Valeur Ajoutée (NVA)

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  • Définition de la valeur ajoutée dans un contexte de services : ce qui contribue directement à la satisfaction du client (interne ou externe).

  • Distinction entre VA, NVA et NVA “nécessaire” (exigences légales ou réglementaires).

  • Comment analyser rapidement un processus de service pour séparer VA et NVA.

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Activité :

  • Exercice d’analyse : Étude d’un processus administratif (ex. circuit de validation d’une demande d’achat). Repérer la valeur ajoutée et les étapes sans valeur ajoutée, puis partager les observations en groupe.

​Module 4

Outils Lean pour un environnement de bureaux

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4.1 Analyse Rouge/Vert

  • Principe : catégoriser les activités d’un processus selon leur valeur.

  • Application concrète dans un flux d’e-mails ou de documents.

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Activité :

  • Classement de tâches (ou d’étapes dans un workflow) en Rouge (NVA) ou Vert (VA).

 

4.2 Méthode 5S (Organisation et standardisation)

  • Signification des 5S (Séparer, Situer, Scintiller, Standardiser, Suivre).

  • Adaptation au Lean Office :

  • Organisation de l’espace de travail physique (bureaux, documents, classeurs).

  • Organisation numérique (fichiers, e-mails, arborescence, outils collaboratifs).

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Activité pratique :

  • Brainstorming : Identifier comment appliquer 5S dans son propre environnement de travail (papier vs digital).

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4.3 Résolution de problèmes

  • QQOQC (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment) : structurer la collecte d’informations.

  • Diagramme d’Ishikawa (ou en arête de poisson) : identifier les causes profondes d’un problème (Méthode 4M ou 6M adaptée au bureau).

  • Les 5 Pourquoi : approfondir une cause racine.

 

Activité :

  • Exercice collectif avec une problématique fictive (ex. retards dans un processus d’embauche ou erreurs dans la facturation). Les participants construisent un Ishikawa ou utilisent les 5 Pourquoi.

Module 5

Méthode 5S (Organisation et standardisation)​

 

  • Présentation d’un processus bureautique réel ou fictif (par ex. : gestion d’une réclamation client, circuit de validation d’un document légal, process interne de facturation).

  • Diagnostic rapide pour identifier :

  • Les gaspillages (y compris le sous-emploi des talents).

  • Les étapes VA vs NVA.

  • Les pistes d’amélioration (simplification, standardisation, élimination des redondances).

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Objectif :

  • Appliquer les concepts et outils appris (gaspillages, VA/NVA, QQOQC, Ishikawa, 5 Pourquoi) sur un processus de service.

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Retour en plénière :

  • Présentation et échanges sur les propositions d’amélioration.

Module 6

Synthèse, Quiz final et certification

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Format :

  • QCM: questions d’application pour évaluer la compréhension.

  • Correction et échanges collectifs.

  • Certification White Belt Lean délivrée en cas de réussite.

  • Rattrapage compris en cas de non réussite

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Résultat :

  • Les participants reçoivent un certificat digital « White Belt Lean » après réussite.

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Conclusion et plan d’action personnel :

  • Chaque participant repart avec un mini-plan d’action pour commencer à implémenter le Lean dans son service / équipe.

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